Στον Συνήγορο του Πολίτη μπορούν να υποβάλουν αναφορά:

- πολίτες, Έλληνες ή αλλοδαποί, όταν τα δικαιώματα ή τα συμφέροντά τους προσβάλλονται από παράνομη πράξη, παράλειψη ή υλική ενέργεια οργάνου της δημόσιας διοίκησης
- σωματεία, νομικά πρόσωπα ή ενώσεις φυσικών προσώπων όταν παράνομη ενέργεια, πράξη ή παράλειψη της δημόσιας διοίκησης παραβιάζει δικαίωμα ή έννομο συμφέρον κάποιου πολίτη
- φροντιστές πολιτών με αναπηρία

Ο Συνήγορος είναι αρμόδιος για θέματα που αφορούν στις υπηρεσίες:

- του δημοσίου
- των οργανισμών τοπικής αυτοδιοίκησης και των επιχειρήσεών τους
- των λοιπών νομικών προσώπων δημοσίου δικαίου (Ν.Π.Δ.Δ.)
- των κρατικών νομικών προσώπων ιδιωτικού δικαίου (Ν.Π.Ι.Δ.)
- των δημοσίων επιχειρήσεων
- των επιχειρήσεων των οποίων τη διοίκηση ορίζει άμεσα ή έμμεσα το δημόσιο με διοικητική πράξη ή ως μέτοχος.

O Συνήγορος του Πολίτη δεν εκπροσωπεί τους πολίτες στα δικαστήρια και δεν διαμεσολαβεί:

- για την επίλυση ιδιωτικών διαφορών
- την επίλυση καταναλωτικών διαφορών, διαφορών με τράπεζες, το Χρηματιστήριο Αξιών, εταιρείες τηλεφωνίας, ιδιωτικές εταιρείες παροχής ηλεκτρικού ρεύματος ή φυσικού αερίου κ.α.

Κατ’ εξαίρεση, ο Συνήγορος του Πολίτη μπορεί να ελέγξει και πράξεις, παραλείψεις ή υλικές ενέργειες ιδιωτών, φυσικών ή νομικών προσώπων:

- όταν προσβάλλεται δικαίωμα παιδιού
- σε ζητήματα διακρίσεων και άνισης μεταχείρισης λόγω φύλου, φυλής, χρώματος, εθνικής ή εθνοτικής καταγωγής, γενεαλογικών καταβολών, θρησκευτικών ή άλλων πεποιθήσεων, αναπηρίας ή χρόνιας πάθησης, ηλικίας, οικογενειακής ή κοινωνικής κατάστασης, σεξουαλικού προσανατολισμού, ταυτότητας ή χαρακτηριστικών φύλου
(Στα ανωτέρω πεδία ισχύουν ειδικότερες διατάξεις, οι οποίες εξετάζονται κατά περίπτωση.).

Ο Συνήγορος του Πολίτη δεν διαμεσολαβεί εάν:

- έχουν παρέλθει περισσότεροι από έξι (6) μήνες από τότε που ο πολίτης πληροφορήθηκε την παράνομη πράξη ή παράλειψη της δημόσιας διοίκησης
- πρόκειται για ζήτημα υπηρεσιακής κατάστασης υπαλλήλων του δημόσιου τομέα, εκτός εάν αυτό αφορά διάκριση
- πρόκειται για θέμα που αφορά την εθνική άμυνα και ασφάλεια, την εξωτερική πολιτική, την κρατική ασφάλεια ή τις διεθνείς σχέσεις της χώρας
- η υπόθεση εκκρεμεί ενώπιον των δικαστηρίων
- το θέμα αφορά πράξεις υπουργών και υφυπουργών στο πλαίσιο διαχείρισης της πολιτικής λειτουργίας

Τέλος, ο Συνήγορος δεν ελέγχει:

-τα θρησκευτικά νομικά πρόσωπα δημοσίου δικαίου
- τις δικαστικές αρχές
- την Εθνική Υπηρεσία Πληροφοριών
- το Νομικό Συμβούλιο του Κράτους
- τις Ανεξάρτητες Αρχές ως προς την κύρια λειτουργία τους

Οι πολίτες, προτού καταφύγουν στον Συνήγορο, πρέπει να έχουν απευθυνθεί στη δημόσια υπηρεσία με την οποία αντιμετωπίζουν το πρόβλημα και εφόσον η επίλυση δεν επιτευχθεί, μπορούν να καταθέσουν αναφορά στην Αρχή.

Η αναφορά πρέπει:

- να είναι έγγραφη, επώνυμη και υπογεγραμμένη
- να προέρχεται από τον άμεσα ενδιαφερόμενο ή νόμιμο εκπρόσωπο αυτού
- να απευθύνεται ρητά στον Συνήγορο του Πολίτη, ζητώντας την παρέμβασή του
- να είναι σαφής και πλήρης ως προς την περιγραφή του προβλήματος, την εμπλεκόμενη υπηρεσία, τις ενέργειες που προηγήθηκαν και το αποτέλεσμά τους
- να συνοδεύεται από τα απαραίτητα για τη διερεύνηση στοιχεία και πληροφορίες
- να περιέχει οπωσδήποτε στοιχεία επικοινωνίας (ταχυδρομική διεύθυνση, αριθμό τηλεφώνου)

Η αναφορά μπορεί να υποβληθεί:

- στα γραφεία του Συνηγόρου του Πολίτη, κατά τις ώρες λειτουργίας υποδοχής του κοινού ή
- ηλεκτρονικά μέσω της επίσημης ιστοσελίδας της Αρχής (Μετάβαση στη φόρμα υποβολής αναφοράς ιστοχώρου synigoros.gr, άνοιγμα σε νέα καρτέλα) ή τέλος
- ταχυδρομικώς (Χαλκοκονδύλη 17, Τ.Κ. 104 32 Αθήνα)